Bij start & groei
We helpen je bij het uitwerken van je business model, strategie en bedrijfsplan.
Excelleren met excel?
ERP is mooi, spreadsheets zullen blijven (…voorlopig…)
Groeiende ondernemingen kunnen vanaf een bepaalde complexiteit en grootte niet meer ´met spreadsheets kunnen worden bestuurd´. De volgende stap is dan het implementeren van ERP-achtige systemen, die de losse deeladministraties van de diverse processen integreren. Deze systemen kunnen daarin heel krachtig zijn, en daarmee een grote bijdrage leveren aan de efficiency van de informatieverwerking voor de onderneming.
Het plaatje
ERP vervangt de losse deeladministraties en maakt het gebruik van allerlei losse spreadsheetbestanden overbodig, waardoor we eenduidiger en daarmee effectiever èn efficiënter zullen gaan werken. Doordat we alle informatie in één systeem verwerken, komt de stuurinformatie die we nodig hebben, beschikbaar vanuit het ERP-systeem.
De werkelijkheid
Vaak blijft handigheid in het gebruik van spreadsheets toch nodig. Het ERP-systeem blijkt toch net niet alle stappen in het proces af te dekken, of dekt net niet alle procesvarianten af (en ja ik weet het, we hadden tijdens de invoering terecht afgesproken; “ERP zou een bepaalde mate van standaardisatie af moeten dwingen”, “de best practices zitten door jarenlange ervaring in het systeem verwerkt, dus de procesvarianten die je nog zult tegenkomen ook”, en dus zouden spreadsheets toch echt verleden tijd moeten zijn).
Toch is het een feit dat klantwensen, producten, processen en rapportagevereisten veranderlijk zijn in onze wereld, en ERP-systemen zijn dat vaak onvoldoende. Of leveren simpelweg onvoldoende inzichten. Gevolg: het is soms nodig snel en handig in een spreadsheet een berekening te maken voor een complexe offerte, of een hoeveelheid data om te toveren in kennis voor managementrapportages. En voor bepaalde teamleden is ´soms´ zelfs ´zeer regelmatig´; denk aan account managers en customer service-medewerkers (offertes), planners (bepalen van uitgebreide planningscenario´s), financieel controllers (budgetteringscenario´s), werkvoorbereiders (calculaties). Toch hebben zij vaak te weinig handigheid in spreadsheetfunctionaliteiten als draaitabellen, snelfilters en voorwaardelijke opmaak, waarmee ze hun data snel eenvoudig kunnen doorgronden en inzichtelijk maken. Herkenbaar? De kern van de zaak: hierdoor treedt veel tijd- en kwaliteitverlies op!
Mede door het grote geloof in ERP-systemen, wordt er te weinig of niet meer geïnvesteerd in training in de goede beheersing van spreadsheets als excel (en andere officetools). Ik pleit er derhalve voor, om die teamleden die (nog) regelmatig in exccel werken, een handigheidstraining in welke vorm dan ook te geven, als eerste investering in efficiëncy!
In hoeverre worden uw processen bestuurd met spreadsheets? In elke mate heeft uw ERP dit overbodig gemaakt? Hoe handig zijn uw teamleden die nog met excel werken, in het gebruik er van?
