Posts in Hulpmiddelen & ICT

By


Excelleren met excel?

ERP is mooi, spreadsheets zullen blijven (…voorlopig…)

Groeiende ondernemingen kunnen vanaf een bepaalde complexiteit en grootte niet meer ´met spreadsheets kunnen worden bestuurd´. De volgende stap is dan het implementeren van ERP-achtige systemen, die de losse deeladministraties van de diverse processen integreren. Deze systemen kunnen daarin heel krachtig zijn, en daarmee een grote bijdrage leveren aan de efficiency van de informatieverwerking voor de onderneming.

Het plaatje

ERP vervangt de losse deeladministraties en maakt het gebruik van allerlei losse spreadsheetbestanden overbodig, waardoor we eenduidiger en daarmee effectiever èn efficiënter zullen gaan werken. Doordat we alle informatie in één systeem verwerken, komt de stuurinformatie die we nodig hebben, beschikbaar vanuit het ERP-systeem.

De werkelijkheid

Vaak blijft handigheid in het gebruik van spreadsheets toch nodig. Het ERP-systeem blijkt toch net niet alle stappen in het proces af te dekken, of dekt net niet alle procesvarianten af (en ja ik weet het, we hadden tijdens de invoering terecht afgesproken; “ERP zou een bepaalde mate van standaardisatie af moeten dwingen”, “de best practices zitten door jarenlange ervaring in het systeem verwerkt, dus de procesvarianten die je nog zult tegenkomen ook”, en dus zouden spreadsheets toch echt verleden tijd moeten zijn).

Toch is het een feit dat klantwensen, producten, processen en rapportagevereisten veranderlijk zijn in onze wereld, en ERP-systemen zijn dat vaak onvoldoende. Of leveren simpelweg onvoldoende inzichten. Gevolg: het is soms nodig snel en handig in een spreadsheet een berekening te maken voor een complexe offerte, of een hoeveelheid data om te toveren in kennis voor managementrapportages. En voor bepaalde teamleden is ´soms´ zelfs ´zeer regelmatig´; denk aan account managers en customer service-medewerkers (offertes), planners (bepalen van uitgebreide planningscenario´s), financieel controllers (budgetteringscenario´s), werkvoorbereiders (calculaties). Toch hebben zij vaak te weinig handigheid in spreadsheetfunctionaliteiten als draaitabellen, snelfilters en voorwaardelijke opmaak,  waarmee ze hun data snel eenvoudig kunnen doorgronden en inzichtelijk maken. Herkenbaar? De kern van de zaak: hierdoor treedt veel tijd- en kwaliteitverlies op!

Mede door het grote geloof in ERP-systemen, wordt er te weinig of niet meer geïnvesteerd in training in de goede beheersing van spreadsheets als excel (en andere officetools). Ik pleit er derhalve voor, om die teamleden die (nog) regelmatig in exccel werken, een handigheidstraining in welke vorm dan ook te geven, als eerste investering in efficiëncy!

In hoeverre worden uw processen bestuurd met spreadsheets? In elke mate heeft uw ERP dit overbodig gemaakt? Hoe handig zijn uw teamleden die nog met excel werken, in het gebruik er van?

By


Meer doen met dezelfde middelen

Lean denken en werken

Een beproefde methoden waarmee u uw onderneming meer omzet kunt laten genereren met relatief minder kosten, is het ´lean´ denken & werken. De gereedschappen van lean zijn zeer gericht, eenvoudig in te voeren en vaak kort en bondig van opzet. Alhoewel er vele boeken worden volgeschreven over hoe moeilijk het is om lean in te voeren, is het goed te blijven beseffen dat het gaat om gezond verstand, een beetje lef om nieuwe werkwijzen uit te proberen en een blijvende motivatie vanuit de leiding (“ja, en daar gaat het vaak fout en wordt het moeilijk!” – dat klopt helaas maar al te goed als  je niet eenvoudige tegenmaatregelen treft).

De uitgangspunten van lean zijn: denken en werken vanuit de klant, bepalen wat van waarde is voor de klant, identificeren welke verspillingen ofwel problemen in onze huidige processen ons het meeste tegenhouden om beter te presteren, en deze aanpakken met toegepaste gereedschappen. Vanuit de leiding moet het een strategisch besluit zijn om lean te willen werken, en moet dit door de lagen heen tot op de werkvloer worden ingevoerd.

Binnenkort meer over de ins en outs van lean denken & werken, en de relatie met waardecreatie in uw onderneming.

U kunt met lean morgen beginnen meer te doen met dezelfde middelen! Wat houdt u tegen om beter te presteren? Loop eens bij ons binnen voor een ´productierun´, een effectieve brainstorm van één dagdeel waarin we volledig uitwerken wat ´lean´ voor uw organiSatie kan betekenen.

MEER OVER DE PRODUCTIELIJN   DIRECT CONTACT OPNEMEN

 

Kanban order planboard
By




Kanban planbord voor verbeterde orderflow

Een korte video over het maken van een ‘kanban’ planbord voor het visualiseren van een klantorderstroom. Kanban is één van de lean-methodes, en is gericht op het visualiseren van werkprocessen. Werken met het planbord vergroot het inzicht in de status van klantorders èn de focus op het verbeteren van kwaliteit en compleetheid van orderinformatie. Hierdoor wordt de flow verbeterd (klantorders gaan  sneller in de gewenste volgorde door het proces) waardoor de output van het proces omhoog gaat.

Het werkproces uit de video is een deelproces in de maakindustrie. Het start met klantorderontvangst, dan volgt orderinformatie compleet maken, technische uitwerking door Engineering en het maken van een technische ontwerptekening. Beoogd eindresultaat is een goede technische tekening met stuklijst voor de productievloer.

The short video is about creating a ‘kanban’ planning board for visualizing a customer order flow. Kanban is one of the lean methods, and focuses on the visualization of workflows. Working with the planning board increases the insight into the status of customer orders and focus on improving quality and completeness of order information. This will improve the flow (customer orders flow faster in the desired order through the process) so that the output of the process increases. 

The example process in the video is a sub-process in the discrete manufacturing industry. It starts with customer orders, completion of detailed order information, technical development and engineering and drawing of the technical design. Intended output is a good technical drawing with BOM for the production floor.

Flexibele opstelling
By

Brainstormsessie met 25 personen, 5 werkplekken

foto 31 300x225 Brainstormsessie met 25 personen, 5 werkplekkenRecent mochten we een overheidsdienst in de Winstfabriek ontvangen met een groep van circa 25 personen. De missie van de dag was een brainstormsessie, waarbij de groep werd opgesplitst in vijf werkgroepjes. De flexibele opstelling van al onze faciliteiten maakte het mogelijk om vijf volledige groepswerkplekken in te richten, elk met eigen tafels, stoelen, flip-overpapier en whiteboard. De klantwensen ten aanzien van lunch en middagsnack zijn vertaald naar een uitgebreid lunchbuffet en een uitgekiende energybreak.

Effectief vergaderen in de Winstfabriek
By

Effectieve samenwerking aan tafel

DSC5017 Effectieve samenwerking aan tafelOnze vergaderlocatie is gericht op de effectiviteit van groepsbijeenkomsten. Gevoed vanuit ons advieswerk, zijn we altijd op zoek naar mogelijkheden om groepsbijeenkomsten, bijvoorbeeld brainstormsessies, leuker en vooral met meer resultaat te laten zijn. Eén van de middelen die we daar voor hebben ontwikkeld zijn onze ´whiteboardtafels´. Dit zijn kaartentafels van 1 bij 2,5 meter, op keukenbladhoogte, gemaakt van industriële materialen en voorzien van zwenkwielen voor een flexibele opstelling. Het tafelblad is gemaakt uit whiteboardmateriaal zodat je er vrij op kunt tekenen en schrijven. Dit maakt het voor teams tot circa 12 personen mogelijk om heel interactief en visueel ideeën uit te werken! De hoogte van de tafel bevordert een actieve zithouding, waarbij je gemakkelijk opstaat om ergens naartoe te lopen. Bijvoorbeeld om ideeën te delen op staande whiteboards of flipoverstandaards.

foto 3 Effectieve samenwerking aan tafelDe vrijheid om ´op de tafel te kalken´ wordt hooglijk gewaardeerd door bezoekers. Vanwege de toenemende groepsgroottes hebben we recent de tweede whiteboardtafel gerealiseerd. Beide tafels zijn schakelbaar maar ook los van elkaar flexibel op te stellen. Ze zijn voorzien van een katrol met verlengsnoer voor de electriciteitsaansluiting, zodat er ook gewoon met laptops kan worden gewerkt.

Binnenkort meer over onze ´whiteboardtafels´ en een innovatieve toevoeging die de link legt tussen de ´hands-on´ tafels en de digitale wereld.


contactknop3 Effectieve samenwerking aan tafelZelf ook zo´n whiteboardtafel op maat? We leveren ze in elke vorm! Neem contact met ons op voor mogelijkheden en prijzen –>

Aantekeningen op je Ipad
By


Meerwaarde Ipad als aantekeningenboek

ipad de winstfabriek 300x237 Meerwaarde Ipad als aantekeningenboek In eerdere artikelen schreef ik over tablet computers zoals de Ipad, en hoe deze meer en meer worden gebruikt in het dagelijks werk. Er zijn veel uiteenlopende apps beschikbaar, waarmee de Ipad op allerlei manieren kan worden gebruikt. De Winstfabriek heeft de Ipad uitvoerig getest voor misschien wel de meest basale toepassing: als aantekeningenboek. Ik heb me hierbij de volgende onderzoeksvraag gesteld:

Is in mijn dagelijks werk de Ipad een volwaardig alternatief voor het handbeschreven aantekeningenboek?

In mijn dagelijks werk gebruik ik een aantekeningenboek om aantekeningen van bijvoorbeeld observaties van werkprocessen en actiepunten uit gesprekken en bijeenkomsten snel vast te leggen. En vooral om er vrij in te kunnen krabbelen en tekenen, om tot nieuwe ideeën te komen op het moment dat mij dat uit komt.

Praktijkervaringen

Inmiddels werk ik een klein jaar papiervrij en mijn antwoord op bovenstaande onderzoeksvraag is volmondig ´Ja´. Ik gebruik dan ook geen aantekeningenboek meer. De Ipad heeft voor- en nadelen ten opzichte van het aantekeningenboek, maar voor mijn gebruik zijn het de voordelen die de doorslag geven.

Voordelen van de Ipad:

  • Het aantal bladzijden is onbeperkt.
  • Aantekeningen kunnen direct worden gedeeld via email.
  • Aantekeningen kunnen worden verrijkt met foto´s en figuren en het tekenen is interactiever; je kunt werken met kleuren, arceren etc. en ook nog eens iets uitwissen.
  • De mogelijkheid om digitale documenten zoals PDF´s te annoteren met je eigen aantekeningen.

Nadelen zijn er ook:

  • Je moet met een Ipad iets voorzichtiger omspringen dan met een ouderwets aantekeningenboek. Je gooit hem niet zo makkelijk met een boogje op een bureau en een omgevallen kop koffie is eerder een ramp.
  • Het vergt zeker in het begin doorzettingsvermogen; een aantekeningeboek is dan toch net iets toegankelijker – je klapt het open en schrijft. De Ipad zet je aan (of je klapt de Smart Cover open), drukt op de note taking app, opent een note book en begint te schrijven.
  • Het formaat van de Ipad is kleiner dan je gewend bent bij aantekeningeboeken van A4-grootte.
  • Het apparaat moet wel zijn opgeladen…

De juiste app

Om met de Ipad in notitiemodus te kunnen werken moet je op zoek naar de juiste ´Note Taking´ applicatie. En dat is een uitdaging; er zijn zeer veel notitie-applicaties beschikbaar. Veelal gratis of voor een paar euro. Ik ga hier geen opsomming van apps maken met alle plussen en minnen want die lijstjes vind je genoeg op internet. Maar ik geef wel aan welke de belangrijkste selectiecriteria zijn die ik hanteer voor mijn manier van werken, dit kan jou ook helpen bij de selectie van de juiste app. Bepaald voor jezelf wat belangrijk is:
  1. Importmogelijkheden: in hoeverre is het mogelijke om, naast het aanmaken van nieuwe blanco notities, documenten uit andere bronnen in te voeren en deze van aantekeningen te voorzien? Ik vind hierbij het volgende belarngijk:
    • Direct kunnen bewerken (´annoteren´) van PDF-bijlagen uit emails.
    • PDF-documenten uit  gangbare online opslagmethoden als Dropbox, Google Docs kunnen bewerken in de note taking app.
  2. Notitiefunctionaliteiten: hoe werkt het maken van notities, tekeningen, en het annoteren van documenten? Hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid en beschikbare functionaliteiten? Wat kan de app wel, en wat niet? Belangrijke subcriteria hierbij zijn:
    • Het maken van notities: ik moet er met mijn eigen handschrift leesbaar in kunnen schrijven. Mijn handschrift is enigszins leesbaar, maar er zijn apps die de input van een stylus of vingertop niet goed omzetten in mooie vloeiende lijnen. En dan blijft er weinig leesbaars over. De betere apps zetten de lijnen die jij trekt, om in mooie vloeiende lijnen. Het resultaat is een aantekening in jouw handschrift, maar ontdaan van het hakerige dat de input van een stylus of je vingertop geeft op het touch screen op het moment dat je het schrijft. Let op: ik heb de zoektocht naar een goede app met handschriftherkenning, die handschrift omzet in gedrukte tekst, opgegeven. Ik heb nog geen app gevonden die dit goed genoeg kan, je bent dan vaak meer bezig met het corrigeren van het tekstvoorstel van de app dan dat je vrijelijk notities aan het maken bent. En dat verstoort de flow van het werk. Het ligt niet aan mijn handschrift want zo slecht is dat niet.
    • Vanuit de app foto´s kunnen maken en direct in een notitie kunnen invoeren. Voor mijn werk een must en een grote plus ten opzichte van het aloude aantekeningenboek!
    • Snel en makkelijk kunnen wisselen van verschillende pendiktes en -kleuren. Handig om van schrijven over te springen naar arceren en tekenen.
    • Er moeten niet teveel functionaliteiten in het scherm staan, want dat werkt verstorend bij het maken en uitwerken van notities en creatieve oplossingen.
  3. Exportmogelijkheden: hoe kunnen notities worden geëxporteerd, opgeslagen en gedeeld?
    • Je moet een notitie direct vanuit de app als PDF kunnen emailen.
    • Er moet een goede eenmalig in te stellen synchronisatiemigelijkheid zijn met een gangbare online gegevensopslag. In mijn geval minimaal Dropbox of Google Docs, en liefst ook met Evernote dat ik gebruik als online plek voor nieuwe ideeën, webknipsels en bookmarks.

Work in progress

Met deze voor mij belangrijke criteria heb ik inmiddels zo´n 20 note taking apps getest. Sommigen voldoen aan de criteria, maar hebben een onprettige look and feel (is persoonlijk), sommige werken fantastisch maar missen net iets. Ik werk nu al weer wat langer met dezelfde app, maar het wisselt nog steeds van tijd tot tijd. Gelukkig gaat wisselen vrij gemakkelijk aangezien al je aantekeningen in de meeste apps als PDF zijn te exporteren, waarna je ze importeert in de volgende app die je gaat gebruiken. Over de top-5 van apps die ik de laatste tijd heb gebruikt ben ik in elk geval zo tevreden dat ik mijn papieren aantekeningenboek vaarwel heb gezegd.

Bepaal wat voor jou de belangrijke gebruikscriteria zijn en onderzoek op internet welke apps daaraan voldoen. Er zijn genoeg lijstjes en vergelijkingen van apps te vinden waaruit je daarna je keuze kunt maken.

Wat zijn jouw ervaringen met het gebruik van de Ipad voor het maken van notities, welke voor- en nadelen ben jij tegengekomen? Laat het weten in de comments.

Wil je weten met welke note taking app ik nu werk, en welke de beste zou kunnen zijn voor jouw vereisten? Neem contact op voor een vrijblijvend advies!