Posts in Operationeel

Excelleren met excel?

ERP is mooi, spreadsheets zullen blijven (…voorlopig…)

Groeiende ondernemingen kunnen vanaf een bepaalde complexiteit en grootte niet meer ´met spreadsheets kunnen worden bestuurd´. De volgende stap is dan het implementeren van ERP-achtige systemen, die de losse deeladministraties van de diverse processen integreren. Deze systemen kunnen daarin heel krachtig zijn, en daarmee een grote bijdrage leveren aan de efficiency van de informatieverwerking voor de onderneming.

Het plaatje

ERP vervangt de losse deeladministraties en maakt het gebruik van allerlei losse spreadsheetbestanden overbodig, waardoor we eenduidiger en daarmee effectiever èn efficiënter zullen gaan werken. Doordat we alle informatie in één systeem verwerken, komt de stuurinformatie die we nodig hebben, beschikbaar vanuit het ERP-systeem.

De werkelijkheid

Vaak blijft handigheid in het gebruik van spreadsheets toch nodig. Het ERP-systeem blijkt toch net niet alle stappen in het proces af te dekken, of dekt net niet alle procesvarianten af (en ja ik weet het, we hadden tijdens de invoering terecht afgesproken; “ERP zou een bepaalde mate van standaardisatie af moeten dwingen”, “de best practices zitten door jarenlange ervaring in het systeem verwerkt, dus de procesvarianten die je nog zult tegenkomen ook”, en dus zouden spreadsheets toch echt verleden tijd moeten zijn).

Toch is het een feit dat klantwensen, producten, processen en rapportagevereisten veranderlijk zijn in onze wereld, en ERP-systemen zijn dat vaak onvoldoende. Of leveren simpelweg onvoldoende inzichten. Gevolg: het is soms nodig snel en handig in een spreadsheet een berekening te maken voor een complexe offerte, of een hoeveelheid data om te toveren in kennis voor managementrapportages. En voor bepaalde teamleden is ´soms´ zelfs ´zeer regelmatig´; denk aan account managers en customer service-medewerkers (offertes), planners (bepalen van uitgebreide planningscenario´s), financieel controllers (budgetteringscenario´s), werkvoorbereiders (calculaties). Toch hebben zij vaak te weinig handigheid in spreadsheetfunctionaliteiten als draaitabellen, snelfilters en voorwaardelijke opmaak,  waarmee ze hun data snel eenvoudig kunnen doorgronden en inzichtelijk maken. Herkenbaar? De kern van de zaak: hierdoor treedt veel tijd- en kwaliteitverlies op!

Mede door het grote geloof in ERP-systemen, wordt er te weinig of niet meer geïnvesteerd in training in de goede beheersing van spreadsheets als excel (en andere officetools). Ik pleit er derhalve voor, om die teamleden die (nog) regelmatig in exccel werken, een handigheidstraining in welke vorm dan ook te geven, als eerste investering in efficiëncy!

In hoeverre worden uw processen bestuurd met spreadsheets? In elke mate heeft uw ERP dit overbodig gemaakt? Hoe handig zijn uw teamleden die nog met excel werken, in het gebruik er van?

Gestandaardiseerde werkmethoden zijn nooit lang hetzelfde

Zonder standaarden kun je niet structureel verbeteren

Laatst sprak ik een jonge onderneemster die ik heb geholpen met het opzetten van wat basisprocessen voor onder andere het uitbrengen van offertes. Ze valt te typeren als een zogenaamde creatieveling, en in het algemeen werken die bedrijfsmatig iets minder gestructureerd (…maar hebben ze zo hun eigen kwaliteiten, die anderen weer ontberen). Ze vertelde me: “Bedankt dat je hebt meegedacht over het handigste proces voor het uitbrengen van offertes, in het begin was ik er veel tijd mee kwijt, maar als je het eenmaal hebt staan haal je nieuwe offertes er zo uit!”. Een sprekend voorbeeld van wat werken volgens ´gestandaardiseerde werkmethoden´ voor met name de efficiency betekent.

Een gestandaardiseerde werkmethode is de beste combinatie van mensen, machines en materialen, die beschrijft en er voor zorgt dat een taak altijd op de beste, zelfde wijze en met een minimum aan verspilling en tijdverlies wordt uitgevoerd. Het is een onderdeel van de filosofie van ´lean denken & werken´. Belangrijke elementen zijn:

  • Bepalen van de beste werkwijzen is teamwerk.
  • Consensus is belangrijk: “Standaardisatie is voor niemand het allerbeste, maar voor iedereen beter”.
  • Het is een gereedschap voor continu verbeteren (kaizen, hierover in een komend artikel meer), gericht op het uitbannen van verspillingen/tijdverliezen.

Bezwaren versus nut

De term ´gestandaardiseerde´werkmethoden doet velen de nekharen recht overeind zetten. Het is saai, slecht voor de inventiviteit en creativiteit, en niemand houdt zich er toch aan. We zijn toch geen robots!

Toch worden deze bezwaren teniet gedaan door de positieve aspecten gestandaardiseerde werkmethoden: een standaard is een levend document, gericht op verbeteren en niet op het vastleggen van rigide regels. Waar we spreken over ´altijd op dezelfde wijze´ wordt bedoeld: zolang er nog geen betere manier is gevonden. Tot die tijd blijft hij inderdaad hetzelfde, maar het moedigt ook een cultuur van innovatie aan, waarin nieuwe ideeën heel snel tot nieuwe standaard worden verheven. Daarbij, werken volgens standaarden stelt je veel beter in staat om als team juist op uitzonderingen te kunnen reageren, omdat je over veel uitzonderingen van tevoren al hebt nagedacht, en je respons al hebt bepaald. Hiermee wordt  je organisatie ´robuuster´; het is tevens veel gemakkelijker om werkwijzen over te dragen aan backups of nieuwe teamleden, en de hoeveelheid veelgemaakte fouten wordt bij elke nieuwe standaard kleiner.

Invoeren van gestandaardiseerde werkmethoden is één van de methoden die worden gebruikt in het structureel verbeteren en borgen van werkwijzen. Met als resultaaat prestatieverbetering.

In een komend artikel meer over het invoeren van gestandaardiseerde werkmethoden.

Kanban order planboard

Kanban planbord voor verbeterde orderflow

Een korte video over het maken van een ‘kanban’ planbord voor het visualiseren van een klantorderstroom. Kanban is één van de lean-methodes, en is gericht op het visualiseren van werkprocessen. Werken met het planbord vergroot het inzicht in de status van klantorders èn de focus op het verbeteren van kwaliteit en compleetheid van orderinformatie. Hierdoor wordt de flow verbeterd (klantorders gaan  sneller in de gewenste volgorde door het proces) waardoor de output van het proces omhoog gaat.

Het werkproces uit de video is een deelproces in de maakindustrie. Het start met klantorderontvangst, dan volgt orderinformatie compleet maken, technische uitwerking door Engineering en het maken van een technische ontwerptekening. Beoogd eindresultaat is een goede technische tekening met stuklijst voor de productievloer.

The short video is about creating a ‘kanban’ planning board for visualizing a customer order flow. Kanban is one of the lean methods, and focuses on the visualization of workflows. Working with the planning board increases the insight into the status of customer orders and focus on improving quality and completeness of order information. This will improve the flow (customer orders flow faster in the desired order through the process) so that the output of the process increases. 

The example process in the video is a sub-process in the discrete manufacturing industry. It starts with customer orders, completion of detailed order information, technical development and engineering and drawing of the technical design. Intended output is a good technical drawing with BOM for the production floor.

Effectief vergaderen in de Winstfabriek

Effectieve samenwerking aan tafel

WhiteboardtafelOnze vergaderlocatie is gericht op de effectiviteit van groepsbijeenkomsten. Gevoed vanuit ons advieswerk, zijn we altijd op zoek naar mogelijkheden om groepsbijeenkomsten, bijvoorbeeld brainstormsessies, leuker en vooral met meer resultaat te laten zijn. Eén van de middelen die we daar voor hebben ontwikkeld zijn onze ´whiteboardtafels´. Dit zijn kaartentafels van 1 bij 2,5 meter, op keukenbladhoogte, gemaakt van industriële materialen en voorzien van zwenkwielen voor een flexibele opstelling. Het tafelblad is gemaakt uit whiteboardmateriaal zodat je er vrij op kunt tekenen en schrijven. Dit maakt het voor teams tot circa 12 personen mogelijk om heel interactief en visueel ideeën uit te werken! De hoogte van de tafel bevordert een actieve zithouding, waarbij je gemakkelijk opstaat om ergens naartoe te lopen. Bijvoorbeeld om ideeën te delen op staande whiteboards of flipoverstandaards.

Twee geschakelde whiteboardtafelsDe vrijheid om ´op de tafel te kalken´ wordt hooglijk gewaardeerd door bezoekers. Vanwege de toenemende groepsgroottes hebben we recent de tweede whiteboardtafel gerealiseerd. Beide tafels zijn schakelbaar maar ook los van elkaar flexibel op te stellen. Ze zijn voorzien van een katrol met verlengsnoer voor de electriciteitsaansluiting, zodat er ook gewoon met laptops kan worden gewerkt.

Binnenkort meer over onze ´whiteboardtafels´ en een innovatieve toevoeging die de link legt tussen de ´hands-on´ tafels en de digitale wereld.


Contact opnemen
Zelf ook zo´n whiteboardtafel op maat? We leveren ze in elke vorm! Neem contact met ons op voor mogelijkheden en prijzen –>

The art in business

Kunst in de WinstfabriekSinds kort is de vergaderlocatie van de Winstfabriek voorzien van kunst van de kunstuitleen van Business Art Service (BAS). De kunst is een waardevolle toevoeging aan de inspirerende plek die ons kantoor al was. Tevens was het voor ons een interessante kennismaking met het hele proces, dat vooraf gaat aan de uiteindelijke plaatsing van kunst op de werkplek.

  • Eerst maak je kennis met een kunstprofessional, die een intake doet bij je op je werkplek. De zogenaamde Art Consultant neemt met je door wat voor kunst je zoekt, wat je voorkeuren zijn en vooral: op welke plaatsen in je bedrijf het wilt hebben. De hele collectie kan worden bekeken op de Ipad van de Art Consultant, een mooi voorbeeld van visueel werken en effectief gebruik van tablets op de werkvloer.
  • Op basis van de intake wordt er door het interne team van BAS een voorstelcollectie samengesteld van meerdere relevante werken, schilders en stijlen. De voorstelcollectie wordt afgeleverd op je werkplek voor een echte expositie.
  • Tijdens de expositie maak je met hulp van de Art Consultant je eindkeuze. Hierbij worden de werken zelf zoveel mogelijk afgestemd op de locaties waar ze zullen worden opgehangen. De gekozen werken worden direct vakkundig opgehangen.

We zijn zeer tevreden over deze samenwerking en onder de indruk van het professionele proces dat ertoe leidde dat ons kantoor nu wordt opgesierd met passende kunst. Nieuwsgierigen zijn te allen tijde welkom om een kijkje te komen nemen in de Winstfabriek!

Read More

Team

Productieleiders in de Winstfabriek

De ´productieleiders´ in de Fabriek begeleiden je bij het houden van effectieve vergaderingen en brainstormbijeenkomsten. Met als doel concrete resultaten; nieuwe inzichten, plannen van aanpak, zicht op verbeterd bedrijfsresultaat. Afhankelijk van je voorkeur en het onderwerp van je bijeenkomst kies je één of meerdere van onderstaande personen als productieleider die je faciliteert tijdens je bijeenkomst:

[wpcol_1third id=”” class=”” style=””]

Jeroen Jonker

Jeroen Jonker – de Winstfabriek

  • Oprichter van de Winstfabriek, bedrijfsadviseur in strategie en operations
  • Ervaren leidinggevende, adviseur en interimmanager die de taal spreekt van zowel de leiding als de werkvloer
  • Visualiseert business modellen en de weg naar duurzaam verbeterd bedrijfsresultaat
  • Faciliteerder, denker & uitvoerder
  • Jeroen op Linkedin

[/wpcol_1third] [wpcol_1third id=”” class=”” style=””]

Bram Alkema

Bram Alkema – NeemDeel

  • Communicatie en innovatiestrateeg
  • Docent bij de Hogeschool van Amsterdam, Hogeschool Utrecht en Beeckestijn
  • Spreker over nieuwe trends in marketing en communicatie
  • Schrijver van Whatever Beta
  • www.bramalkema.nl

[/wpcol_1third] [wpcol_1third_end id=”” class=”” style=””]

Jille Sol

Jille Sol – NeemDeel

  • Metaforisch adviseur
  • Business modeller & designer
  • Facilitator voor workshops in visuele denktechnieken
  • Kritisch volger nieuwe en sociale media
  • Dagvoorzitter
  • Co-creator van managementboek ‘Business Model Generatie´
  • www.jillesol.nl

[/wpcol_1third_end]