Posts in Verbeteren van resultaten

Excelleren met excel?

ERP is mooi, spreadsheets zullen blijven (…voorlopig…)

Groeiende ondernemingen kunnen vanaf een bepaalde complexiteit en grootte niet meer ´met spreadsheets kunnen worden bestuurd´. De volgende stap is dan het implementeren van ERP-achtige systemen, die de losse deeladministraties van de diverse processen integreren. Deze systemen kunnen daarin heel krachtig zijn, en daarmee een grote bijdrage leveren aan de efficiency van de informatieverwerking voor de onderneming.

Het plaatje

ERP vervangt de losse deeladministraties en maakt het gebruik van allerlei losse spreadsheetbestanden overbodig, waardoor we eenduidiger en daarmee effectiever èn efficiënter zullen gaan werken. Doordat we alle informatie in één systeem verwerken, komt de stuurinformatie die we nodig hebben, beschikbaar vanuit het ERP-systeem.

De werkelijkheid

Vaak blijft handigheid in het gebruik van spreadsheets toch nodig. Het ERP-systeem blijkt toch net niet alle stappen in het proces af te dekken, of dekt net niet alle procesvarianten af (en ja ik weet het, we hadden tijdens de invoering terecht afgesproken; “ERP zou een bepaalde mate van standaardisatie af moeten dwingen”, “de best practices zitten door jarenlange ervaring in het systeem verwerkt, dus de procesvarianten die je nog zult tegenkomen ook”, en dus zouden spreadsheets toch echt verleden tijd moeten zijn).

Toch is het een feit dat klantwensen, producten, processen en rapportagevereisten veranderlijk zijn in onze wereld, en ERP-systemen zijn dat vaak onvoldoende. Of leveren simpelweg onvoldoende inzichten. Gevolg: het is soms nodig snel en handig in een spreadsheet een berekening te maken voor een complexe offerte, of een hoeveelheid data om te toveren in kennis voor managementrapportages. En voor bepaalde teamleden is ´soms´ zelfs ´zeer regelmatig´; denk aan account managers en customer service-medewerkers (offertes), planners (bepalen van uitgebreide planningscenario´s), financieel controllers (budgetteringscenario´s), werkvoorbereiders (calculaties). Toch hebben zij vaak te weinig handigheid in spreadsheetfunctionaliteiten als draaitabellen, snelfilters en voorwaardelijke opmaak,  waarmee ze hun data snel eenvoudig kunnen doorgronden en inzichtelijk maken. Herkenbaar? De kern van de zaak: hierdoor treedt veel tijd- en kwaliteitverlies op!

Mede door het grote geloof in ERP-systemen, wordt er te weinig of niet meer geïnvesteerd in training in de goede beheersing van spreadsheets als excel (en andere officetools). Ik pleit er derhalve voor, om die teamleden die (nog) regelmatig in exccel werken, een handigheidstraining in welke vorm dan ook te geven, als eerste investering in efficiëncy!

In hoeverre worden uw processen bestuurd met spreadsheets? In elke mate heeft uw ERP dit overbodig gemaakt? Hoe handig zijn uw teamleden die nog met excel werken, in het gebruik er van?

Leiderschap op de werkvloer – Dàt is de kern van de zaak!

Een belangrijk aspect van goed leiderschap op de werkvloer is het faciliteren van de uitvoerende teamleden, zodat zij hun taken goed kunnen uitvoeren! Leidinggevenden op de werkvloer, zoals afdelingsmanagers, teamleiders en voormannen, zijn vaak de sleutel tot structureel verbeteren van prestaties op die werkvloer.

Vanuit zijn faciliterende rol moet een leidinggevende  een samenhangend systeem van factoren continu verbeteren. Een concrete checklist die we zelf hanteren op de vloer is het zogenaamde DPBOI-lijstje (Doelen, Proces, Besturing, Organisatie, Informatie/communicatie). Als leidinggevende houd je voortdurend de volgende factoren in het oog:

  • DOELEN: Er voor zorgen dat de (strategische) uitgangspunten kloppen, en dat deze SMART, duidelijk en gedragen vertaald zijn in doelstellingen voor de werkvloer. Het moet duidelijk zijn waar we met z’n allen voor gaan, en wat dat voor eenieder betekent.
  • PROCES: Het managen van het werkproces. Wat gaat goed, wat moet beter? Heeft iedereen de juiste gereedschappen? Prestaties visueel maken! Reageren we snel genoeg op afwijkingen, en kunnen we fouten voortaan elimineren? Blijven sturen op de vernieuwde of verbeterde werkwijzen, en dit checken, checken, checken.
  • BESTURING: Zorgen voor een tijdige, effectieve aansturing. Helpt de wijze van aansturen de uitvoerende in zijn werk? Is er voldoende inzicht in het plan, de status/voortgang, en komende acties om afwijkingen te minimaliseren? Blijven focussen op werken volgens Plan-Do-Check-Act!
  • ORGANISATIE: De mens & het team. Weet iedereen wat hij wanneer moet doen, en doet hij dat ook goed? Kan en wil hij het ook? Waarom wel/niet? Hoe voelt hij zich, en waarom? Waar nodig helpen op persoonlijk of professioneel inhoudelijk vlak.
  • INFORMATIE/COMMUNICATIE: Er voor zorgen dat de benodigde informatie tijdig en effectief beschikbaar is, en deze goed wordt gecommuniceerd. Ook hier geldt: visueel maken. Is de situatie (plan/werkelijkheid/benodigde acties) duidelijk? Zien we ´het´ nog met z´n allen? Praten de juiste functionarissen niet teveel/te weinig met elkaar. Het goed laten werken van de benodigde ICT-gereedschappen.

We hebben niet de illusie dat dit rijtje het wondermiddel is voor alle leidinggevenden op de werkvloer. Echter, de ervaring heeft ons wel geleerd dat het behoorlijk sfeer- en vooral prestatieverbeterend werkt als je als leidinggevende in staat bent je merkbaar faciliterend op te stellen, met een duidelijke focus op bovengenoemde factoren.

Gestandaardiseerde werkmethoden zijn nooit lang hetzelfde

Zonder standaarden kun je niet structureel verbeteren

Laatst sprak ik een jonge onderneemster die ik heb geholpen met het opzetten van wat basisprocessen voor onder andere het uitbrengen van offertes. Ze valt te typeren als een zogenaamde creatieveling, en in het algemeen werken die bedrijfsmatig iets minder gestructureerd (…maar hebben ze zo hun eigen kwaliteiten, die anderen weer ontberen). Ze vertelde me: “Bedankt dat je hebt meegedacht over het handigste proces voor het uitbrengen van offertes, in het begin was ik er veel tijd mee kwijt, maar als je het eenmaal hebt staan haal je nieuwe offertes er zo uit!”. Een sprekend voorbeeld van wat werken volgens ´gestandaardiseerde werkmethoden´ voor met name de efficiency betekent.

Een gestandaardiseerde werkmethode is de beste combinatie van mensen, machines en materialen, die beschrijft en er voor zorgt dat een taak altijd op de beste, zelfde wijze en met een minimum aan verspilling en tijdverlies wordt uitgevoerd. Het is een onderdeel van de filosofie van ´lean denken & werken´. Belangrijke elementen zijn:

  • Bepalen van de beste werkwijzen is teamwerk.
  • Consensus is belangrijk: “Standaardisatie is voor niemand het allerbeste, maar voor iedereen beter”.
  • Het is een gereedschap voor continu verbeteren (kaizen, hierover in een komend artikel meer), gericht op het uitbannen van verspillingen/tijdverliezen.

Bezwaren versus nut

De term ´gestandaardiseerde´werkmethoden doet velen de nekharen recht overeind zetten. Het is saai, slecht voor de inventiviteit en creativiteit, en niemand houdt zich er toch aan. We zijn toch geen robots!

Toch worden deze bezwaren teniet gedaan door de positieve aspecten gestandaardiseerde werkmethoden: een standaard is een levend document, gericht op verbeteren en niet op het vastleggen van rigide regels. Waar we spreken over ´altijd op dezelfde wijze´ wordt bedoeld: zolang er nog geen betere manier is gevonden. Tot die tijd blijft hij inderdaad hetzelfde, maar het moedigt ook een cultuur van innovatie aan, waarin nieuwe ideeën heel snel tot nieuwe standaard worden verheven. Daarbij, werken volgens standaarden stelt je veel beter in staat om als team juist op uitzonderingen te kunnen reageren, omdat je over veel uitzonderingen van tevoren al hebt nagedacht, en je respons al hebt bepaald. Hiermee wordt  je organisatie ´robuuster´; het is tevens veel gemakkelijker om werkwijzen over te dragen aan backups of nieuwe teamleden, en de hoeveelheid veelgemaakte fouten wordt bij elke nieuwe standaard kleiner.

Invoeren van gestandaardiseerde werkmethoden is één van de methoden die worden gebruikt in het structureel verbeteren en borgen van werkwijzen. Met als resultaaat prestatieverbetering.

In een komend artikel meer over het invoeren van gestandaardiseerde werkmethoden.

Aandacht verdient!

In ons werk voor opdrachtgevers brengen we vaak nieuwe of verbeterde werkwijzen in, of passen uitgekristalliseerde methoden uit het grootbedrijf toe in het MKB. Maar vaak volstaan eenvoudige maatregelen! Simpelweg hernieuwde aandacht geven levert dan al resultaat op. In deze serie artikelen in de categorie ´voorbeelden´, laten we zien dat resultaatgericht verbeteren vanaf de werkvloer vaak niet heel ingewikkeld hoeft te zijn.


  • Cliënt: mediabedrijf
  • Onderwerp: debiteurenbeheer
  • Voorsituatie: geen actief debiteurenbeheer – ´Betalingsgedrag klanten niet beïnvloedbaar´
  • Actie: Prioriteitstelling debiteuren, gefocuste opvolging
  • Resultaat: structurele verlaging debiteuren & verhoging cashflow

Klant zat in de klassieke spagaat van gedwongen snel betalen aan grote leveranciers, en een groot bedrag aan achterstallige debiteuren verdeeld over enkele ´grote´posten die open stonden bij grote, belangrijke klanten en een longtail van veel kleine posten. De impliciete aanname in het bedrijf was, dat het betalingsgedrag van met name die grote klanten toch niet was te beïnvloeden. Er was geen actieve, minimaal wekelijkse, debiteurenopvolging, en geen inzicht in de werkelijke omvang en leeftijd van de debiteurenposten.

Een eenvoudige groot-klein- en oud-nieuw-sortering van de posten leverde direct de inzichten op dat A-de grote, belangrijke klanten een minder groot aandeel van de echt achterstallige posten vormden dan werd aangenomen, en B-er veel posten waren die achterstallig waren, maar waarvan de factuur zelf reden was voor betalingsvertraging vanwege onduidelijkheden, fouten etc.

We  hebben een wekelijkse opvolging van debiteuren ingesteld (telefoneren/emailen/herinneringen sturen), op basis van een snel in elkaar gezette doorlopende debiteurenrapportage, gebaseerd op de bovengenoemde sorteringen.  Hiermee was het heel eenvoudig om binnen enkele weken de debiteuren structureel ´naar beneden te managen´, met als resultaat een directe, zij het eenmalige, verbetering van de cashflow! En in deze aanpak hebben we nog niet eens de mogelijkheid aangewend, om het betalingsgedrag van klanten als onderdeel van commerciële onderhandelingen te gebruiken in de eerstvolgende rondes van commerciële gesprekken!

Dus: inzicht creëren, focus op de verbeteractie, uitvoeren en blijven uitvoeren, en resultaat ligt voor het oprapen. Een gezegde uit de retail luidt niet voor niets ´aandacht verdient´!

Productielijn voor oplossingen beter resultaat

Zicht op procesverbetering

Productielijn produceert inzichten voor toekomstige organisatie

De Provincie Noord-Holland heeft de ‘productielijn‘ in de Winstfabriek gebruikt om eens na te denken over de proces- en organisatieveranderingen die noodzakelijk worden door de toekomstige veranderingen in de organisatie van de Provincie. Graag laten we René Jellema, Unit Manager Wegen, aan het woord om te vertellen hoe en hoe goed de productielijn werkt voor dit soort brainstorms:

Voor welk vraagstuk hebben jullie in de Winstfabriek oplossingen geproduceerd?

Als operationeel team stap je vaak ik de valkuil om alleen maar gericht te zijn op de uitvoering. Er wordt te weinig tijd geïnvesteerd om ook eens goed te kijken naar hoe de werkprocessen staan beschreven. Tijdens deze sessie hebben we drie van onze belangrijke processen eens goed bekeken en besproken en kwamen er dan toch weer achter dat de realiteit anders is dan wat er op papier staat. En dat geldt zeker ook richting de toekomst. Ook voor het overdragen van werkprocessen is het van wezenlijk belang dat alles goed op papier staat.

Hoe hebben jullie het ervaren om als team letterlijk door een productielijn heen te gaan?

Het vertalen van de activiteiten in een standaard brainstorm naar de stappen van een productielijn is een mooie manier om snel zaken helder te krijgen. Het maakt ‘het brainstormen’ veel concreter. Wij hebben het als zeer prettig ervaren om het op deze manier te benaderen. Al was achteraf het aanpakken van drie processen wel wat veel. Doordat de productielijn ook tot uiting komt in de fysieke opstelling in de Winstfabriek vul je elke processtap ook in een andere omgeving (‘werkstation’) in, wat sterk bijdraagt aan de effectiviteit. En dat alles wordt ondersteund met goede faciliteiten.

Wat was het concrete resultaat?

Het resultaat van de ochtend in de Winstfabriek is een een aantal duidelijke flipoversheets, waarvanuit we de werkzaamheden nu verder gaan uitwerken en in werking gaan zetten. Maar het grote resultaat is dat we allemaal weer helder en scherp hebben dat het heel belangrijk is om de werkafspraken/processen goed te beschrijven.

Hoe waardevol was het resultaat voor jullie organisatie, en waarom?

We hebben heel concreet duidelijk gemaakt hoe we onze verbeterslag moeten gaan maken. We moeten nu zelf aan de gang in de concrete verdere invulling, willen we stappen maken in onze professionalisering is dit een belangrijk onderdeel om op orde te hebben. De sessie door de productielijn heen heeft een belangrijke eerste stap opgeleverd in het behalen van het doel. De bal ligt nu bij ons!

MEER OVER DE PRODUCTIELIJN

Productielijn voor oplossingen beter resultaat

Aan de lopende band oplossingen voor beter resultaat

Nieuw: Professioneel bedrijfsadvies veel toegankelijker gemaakt!

Adviesbureau de Winstfabriek introduceert een effectieve brainstormmethode voor bedrijfsmatige vraagstukken, de zogenaamde ‘productielijn voor bedrijfsoplossingen’. De productielijn maakt bedrijfsadvies toegankelijker en effectiever, in een hedendaagse jas!

  • Toegankelijker; meld je aan voor een sessie en start de volgende dag, zonder inhoudelijke voorbereidingen. De enige verplichting die je aangaat is één dagdeel van je tijd.
  • Effectiever; al in één dagdeel creëren we een visueel en direct toepasbaar verbeterplan voor je bedrijfsmatige vraagstukken.
  • In een hedendaagse jas; we werken visueel en je beloont ons op basis van waardebepaling achteraf!

Het bedrijfsleven heeft te maken met steeds snellere veranderingen en dat dwingt om strategie en bedrijfsvoering up-to-date te houden. Extern advies kan daar aan bijdragen. Langdurige adviestrajecten zijn in de adviesbranche echter geen onbekend fenomeen. Marktonderzoek van o.a. de Rabobank laat zien dat ondernemers adviestrajecten als (te) lang en onoverzichtelijk ervaren. Het rendement wordt vaak beneden verwachting geacht en ‘de kosten gaan teveel voor de baten uit’.

Om klanten te helpen sneller in te spelen op ontwikkelingen levert de Winstfabriek korte, intensieve sessies die direct tastbaar resultaat opleveren. We helpen je met vraagstukken op het gebied van strategie, bedrijfsvoering en prestatieverbetering. Door een resultaatgericht echt productieproces te combineren met brainstormtechnieken en visueel werken heb je na een ‘productierun’ van één dagdeel altijd begrijpbaar en tastbaar resultaat. In de vorm van een visueel en overzichtelijk verbeterplan dat is opgesteld samen met professionele adviseurs.

Rapportages en adviezen in tekst maken plaats voor een inspirerende visuals voor aan de muur in de directiekamer èn op de werkvloer. Voor het resultaat beloon je ons op basis van ´pay what you want’. Zelf testen welke resultaten je kunt halen en wat het je waard is? Maak ook eens een productierun mee!

MEER OVER DE PRODUCTIELIJN

Kanban order planboard

Kanban planbord voor verbeterde orderflow

Een korte video over het maken van een ‘kanban’ planbord voor het visualiseren van een klantorderstroom. Kanban is één van de lean-methodes, en is gericht op het visualiseren van werkprocessen. Werken met het planbord vergroot het inzicht in de status van klantorders èn de focus op het verbeteren van kwaliteit en compleetheid van orderinformatie. Hierdoor wordt de flow verbeterd (klantorders gaan  sneller in de gewenste volgorde door het proces) waardoor de output van het proces omhoog gaat.

Het werkproces uit de video is een deelproces in de maakindustrie. Het start met klantorderontvangst, dan volgt orderinformatie compleet maken, technische uitwerking door Engineering en het maken van een technische ontwerptekening. Beoogd eindresultaat is een goede technische tekening met stuklijst voor de productievloer.

The short video is about creating a ‘kanban’ planning board for visualizing a customer order flow. Kanban is one of the lean methods, and focuses on the visualization of workflows. Working with the planning board increases the insight into the status of customer orders and focus on improving quality and completeness of order information. This will improve the flow (customer orders flow faster in the desired order through the process) so that the output of the process increases. 

The example process in the video is a sub-process in the discrete manufacturing industry. It starts with customer orders, completion of detailed order information, technical development and engineering and drawing of the technical design. Intended output is a good technical drawing with BOM for the production floor.